W-8BEN - co to jest i jak wypełnić ten formularz? - Podatki programisty (2024)

Jesteś tu, ponieważ chcesz zrozumieć, czym jest formularz W-8BEN i jak go wypełnić? Jeśli amerykańska firma poprosiła Cię o wypełnienie tego formularza i czujesz się zagubiony, nie martw się! W tym artykule wyjaśnię Ci wszystko w prosty i zrozumiały sposób. Dowiesz się, jak się za to zabrać i jak ogarnąć W-8BEN. Gotowy? Zaczynamy!

Co to jest W-8BEN?

Jeśli pracujesz zdalnie dla amerykańskiej firmy i otrzymujesz wynagrodzenie za wykonane dla niej zlecenie, prawdopodobnie będziesz proszony o wypełnienie formularza W-8BEN.

Formularz ten jest potrzebny do określenia Twojej rezydencji podatkowej oraz korzystania z unikania podwójnego opodatkowania, które przewiduje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania (UOUPO) zawarta pomiędzy Polską a USA. Oznacza to, że unikasz płacenia podatków jednocześnie w Polsce, jak i w Stanach Zjednoczonych z tego samego dochodu.

Lista umów o unikaniu podwójnego opodatkowania >>>

Formularz zawiera informacje dotyczące Twojej tożsamości, takie jak imię, nazwisko i adres. Głównym celem formularza W-8BEN jest wskazanie Twojej rezydencji podatkowej, czyli kraju, w którym jesteś opodatkowany.

Często programiści z Polski świadczą usługi dla firm w Stanach Zjednoczonych i zarabiają tam pieniądze. Kiedy to się dzieje, rząd w USA chce wiedzieć, gdzie te osoby mieszkają dla celów podatkowych. Dlatego wymagają, żeby wypełnić specjalny formularz o nazwie W-8BEN. To oświadczenie, które pomaga ustalić, gdzie programista płaci podatki.

Kto składa formularz W-8BEN?

Druk W-8BEN jest przeznaczony dla osób fizycznych np. prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i pracujących zdalnie dla firmy z USA.

Jeśli mieszkasz i prowadzisz działalność w Polsce, to jesteś polskim rezydentem podatkowym. Oznacza to również, że w Polsce zapłacisz podatek od takiej współpracy z amerykańskim kontrahentem.

Ale opodatkowanie nie kończy się tylko na Polsce, ponieważ w USA również obowiązują podatki.
Podobnie jak polski przedsiębiorca wypłacający wynagrodzenie freelancerowi, firma amerykańska również musi spełnić pewne formalności podatkowe w swoim kraju.

Aby to zrobić, będą potrzebować od Ciebie wypełnionego formularza W-8BEN, który wskazuje Twoją rezydencję podatkową.

W-8BEN, czy W-8BEN-E? Co wybrać?

Druk W-8BEN jest przeznaczony dla osób fizycznych np. prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Natomiast druk W-8BEN-E wypełniają przedsiębiorstwa np. prowadzące działalność w formie spółki z o.o.

Formularz W-8BEN – gdzie go znaleźć?

Aby uzyskać najnowszą wersję formularza W-8BEN, możesz odwiedzić stronę internetową amerykańskiego urzędu skarbowego.

Jak wypełnić W-8BEN?

Wypełnienie formularza W-8BEN może wydawać się skomplikowane, ale nie martw się, postaram się wyjaśnić to w prosty sposób.

Część I – Informacje o właścicielu

• punkt 1: imię i nazwisko
• punkt 2: obywatelstwo (po angielsku)
• punkt 3: adres stałego zamieszkania
• punkt 4: adres korespondencyjny (jeżeli jest inny od powyższego)
• punkt 6a: PESEL
• punkt 8: data urodzenia

Uwaga do punktu 2: Jeśli masz podwójne obywatelstwo, w momencie wypełniania tego formularza wpisz kraj, którego jesteś zarówno obywatelem, jak i rezydentem.

Przykład wypełnionego formularza:

Część II – Wniosek o zastosowanie postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

• punkt 9: wskaż kraj swojej rezydencji podatkowej (po angielsku)
• punkt 10: wskaż odpowiedni artykułu i paragraf z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, wskaż stawkę podatku jaka ma być pobierana w USA, wskaż typ dochodu jaki uzyskujesz w USA oraz wyjaśnij, dlaczego kwalifikujesz się do wskazanej stawki podatku (po angielsku)

Jeśli świadczysz usługi programistyczne, właściwym artykułem z UOUPO może być:

Jeśli natomiast uzyskujesz wynagrodzenie z należności licencyjnych, właściwym artykułem z UOUPO może być:

Przykład wypełnionego formularza:

Część – Podpis

• złóż własnoręczny podpis
• podaj datę w formacie miesiąc – dzień – rok
• wpisz swoje imię i nazwisko (wielkimi literami)

Przykład wypełnionego formularza:

Jak długo obowiązuje złożony formularz W-8BEN?

Formularz W-8BEN jest aktualny przez 3 lata od końca roku, w którym go złożyłeś. To oznacza, że po tym czasie musisz złożyć nowy formularz.

Przykład:

Formularz W-8BEN złożony 15 lipca 2023 r. będzie ważny do końca 2026 r.

Zobacz też:

Jak programista powinien opodatkować ryczałtem zwrot kosztów podróży służbowej do kontrahenta z USA?

Płatność bitcoinem za fakturę programisty – sprawdź, czy to możliwe

Czy mogę zaktualizować złożony druk W-8BEN?

Jeśli dane jakie podałeś na druku W-8BEN okażą się nieaktualne i chciałbyś je zmienić, musisz złożyć nowy formularz w ciągu 30 dni.

Co się stanie, jeśli nie złożę formularza W-8BEN?

Poprawne wypełnienie formularza W-8BEN pozwoli Ci uniknąć potrącenia 30% podatku dochodowego przez amerykańską firmę, który obowiązuje w USA.

Może również umożliwić obniżenie tej stawki, w zależności od rodzaju przychodu, którym jest wynagrodzenie od amerykańskiej firmy.

Źródła:

1. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarta pomiędzy Polską a USA
2. Informacje ze strony internetowej amerykańskiego urzędu skarbowego

Zadaj pytanie o założenie działalności, lub usługi księgowe.Skontaktuj się ze mną! czat biuro@solidnaksiegowa.com tel. 535 511 911 www.solidnaksiegowa.com

Monika Salawa Księgowa i właścicielka biura rachunkowego, które świadczy usługi online dla klientów z całej Polski. Od ponad 10 lat pomaga przedsiębiorcom z branży IT w rozliczeniach podatkowych. Jej głównym celem jest maksymalne ułatwienie procesu rozliczeń, redukcja formalności oraz zapewnienie klientom komfortu i bezpieczeństwa w dynamicznym świecie podatkowym. Sama aktywnie wykorzystuje rozwiązania informatyczne, wprowadzając nowoczesne technologie i automatyzację do obsługi klientów.